どうしよう…幹事を頼まれてしまった！
何を、どうしたらいいのかもわからないし、何より幹事なんて初めてやる。
上司からは「全部任せた。」なんて聞きたくない言葉が飛んできた。
でもまぁとりあえずやってみよう。
そんなあなたに送ります。
まずは予約？その前に
初めて幹事を任されて、最初に思いつくことはお店の予約です。
インターネットを開き、「歓迎会 オススメ」と検索して、上から順番に電話をかけてみる。
初めて幹事をすると、思った以上にテンパります。
あるあるポイント：早々に予約をしてしまいがち！
対策方法：事前準備をしっかりやりましょう！
事前準備をするポイントは下記の通りです。
・(日程も決まってない場合)いつやるのか？
⇒金曜日？定時退社日の水曜日？はたまた土曜日？
・場所はどこにするのか？
⇒駅近？会社の近く？
・どんな料理にするのか？
⇒和食？洋食？中華？食べ放題？飲み放題？
・参加人数は？
・予算は？
ポイントを押さえて、一つ一つ決めていきましょう。
日程と場所と料理が決まったらお店を探し始めます。
このとき一つに絞らず、最低三つほど候補を挙げるといいでしょう。
候補を挙げても、お店の予約はまだしません。
参加人数や予算は、あとでお店と相談するために、必ず上司を巻き込んで決めるようにしましょう。
電話予約？下見をしてからでも遅くない
事前準備によって候補を絞れた！良かった、あとは予約すれば終了。
…と、早々に予約したくなる気持ちはわかります。
ですが候補を絞ったとしてもあくまでネットの情報。
直接お店に行ってみると、思わぬ発見があるものです。
あるあるポイント：ネットの情報だけで予約する！
対策方法：現地で下見をしましょう！
歓迎会だけでなく、コンパや飲み会、接待含め、「良かった！」で終わるのは、お店選びで決まると言っても過言ではありません。
そしてお店選びを成功させる最も効果的で簡単な方法が…
『下見』です！
下見のポイントは下記の通りです。
・お店の雰囲気
・店員さんの人柄
・お手洗いの清潔さ
料理の味や値段は下見しなくていいのか。
はい、そこはポイントではありません。
確認しなくて良いわけではないですが、上記3つが良ければ、満足度は高くなります。
3つとも良ければそこで即確定してもいいでしょう♪
お店任せ！ラクする代償
下見をしてまぁまぁ良かった。ここに予約しよう。
「予算は一人5,000円なんで、食べ物はお任せします。飲み放題はつけてくださいね。」
これで予約は完了。あとは当日を楽しみにするだけ。
この場合、どんなメニューが出てきても、お店に任せた幹事の責任になります。
当日文句を言っても、追加料金を求められる！なんてこともあります。
あるあるポイント：お店に任せてラクチン！
対策方法：メニューをその場で決めて書き出してもらいましょう！
予算に見合う既存のコースがなく、どういう内容にするか決める必要が出てくると、めんどくさくなり、お店に任せたくなりがちです。
歓迎会や忘年会など、普段よりお高めのコースを予約する際にあるケースです。
初めて幹事をするので、お任せするのは良いと思いますが、必ず当日のメニューを書き出してもらいましょう。もちろん店員さんの名前付きで。
そうすることで、当日どんなメニューが出てくるか確認できますし、違うメニューが出てきた場合、文句ではなくクレームとして伝えることができます。
予約完了！迎える当日！集金は？
無事予約も完了して当日を迎えた。集金は歓迎会が終わってからでいいだろう。
「あれっ！？払ってない人いますよね！？」
あるあるポイント：後払いにする！
対策方法：先払いしてもらいましょう！
歓迎会ともなると、大きな金額になります。
大金を持ち歩くことになるため、意外と後払いにする幹事はいます。
ただ、楽しい会であればあるほど、みんなお金の支払いのことを忘れてしまいます。
盛り上がってる中で集金はなかなか難しいものです。
また、ドタ参の人やキャンセルの人、多めに払ってくれる上司など、当日は思っている以上にイレギュラーな対応が増えるため、お金のことは先に済ませておきましょう。
お店への支払いも事前に済ませておくことで、追加注文にも対応しやすくなります。
上司と新入社員良し！お店良し！あなたは良し？
上司も新入社員も楽しんでくれたみたい♪
お店の方からも感謝された♪
ただ、あなたはもう体力も精神もズタボロ。もう二度と幹事なんてやらない！
あるあるポイント：みんな良ければいいよ！
対策方法：貰えるものはキッチリいただきましょう！
ついつい自分のことは二の次で動いてしまいがちです。なぜなら幹事だから！
そう、幹事はとても大変です。でも幹事ではない人は、どれだけ大変かわかりません。
だからこそ、自分へのご褒美は自分で用意するのが一番！
例えば、お店の支払いをポイントが付くカードで払ったり、幹事無料にしてもらってその分はポケットマネーにさせてもらったりです。
もし万が一、周りに文句を言う人がいたら、笑顔で「じゃあ次はあなたが幹事で決定！」と言ってあげてください。
幹事の気持ちは幹事をしたことある人だけが分かります。
最後に
押さえるポイントさえしっかり把握しておけば、幹事は決して難しいものではなく、得られるものが沢山あります！
今回は初めて幹事をやる方に、ポイントだけ簡単にまとめたものです。
それぞれのポイントの中にもいろんな理由があるので、今後詳しく書いていこうと思いますので、ぜひお楽しみ！
「ユカリスタ」初めての方にも役立つ、幹事の可能性を拡げる情報をお届けします。
