いつでもどんな時でも使えるメールスキルをご存知でしょうか？
このスキルを使いこなすことができれば、信頼を得られるだけでなく、ご縁を紡いでいくこともできます。
しかも！！
立場や状況に関係なく、今すぐにでも送ることができるスキルです。
それは、、、「お礼メール」です。
お礼メールとは？
お礼メールと聞くと、ビジネスマンが使うイメージが強いかもしれません。
ただ、ビジネス用語としてお礼メールという言葉があるだけで、実はほとんどの方が使ったことがあるものです。
お礼メールはビジネスシーンに限らず、学生さんや専業主婦の方、年のイベントやお祝い事など、いろんなところで使えるからです。
なぜなら、
「感謝の気持ちを言葉にして、メールで送ること。」
それらがすべてお礼メールだからです。
そして、お礼メールで重要なことはタイミングと内容です。
そこに、さらにちょっとした気遣いをプラスするだけで、効果を何倍も高めることができることをご存知でしょうか？
今回は、お礼メールの必要性を再認識して、ちょっとした気遣いをプラスする方法と効果についてお伝えしていきます。
お礼メールの必要性のおさらい
そもそも、お礼メールは必要なことでしょうか？
すでに口頭で伝えていたり、お礼はいらないと言われていたり。
次会う予定があるし、直接伝えた方が伝わるのでは？と考えたり。
相手との関係性もあります。
このお礼メール、正解不正解はありませんが、基本的には以下のような意味があります。
『必須ではないが、感謝を伝えるため、印象をより良くするために送るもの』
送ろうと思っているご自身の立場、相手との関係性などを鑑みて、今回は送る必要性があるか、送った方が効果的か、それらを考えて送ることで、印象に大きな差が出てきます。
大事なことは、ただ送ればいいというわけではないことです。
必要性があるから送るということを改めて知っていただけたらと思います。
次は、お礼メールを送る際に重要なことと、そこにプラスするちょっとした気遣いについてお伝えしていきます。
お礼メールで重要なことは何よりも「スピード」
前述させていただいたように、お礼メールは『必須ではないが、感謝を伝えるため、印象をより良くするために送るもの』です。
そして、印象を良くするために重要なことが2つあります。
「スピード」と「内容」です。
・スピード
スピードと内容、より重要なのは「スピード」です。
何かお礼をすべき出来事が終わった後のメールは、基本的に早ければ早いほど好印象を与えることができるからです。
・内容
内容は、基本的にシンプルで大丈夫です。
お礼メールを送るスピードが早ければ早いほど、内容は重視されない傾向があるからです。
ただ、送るスピードによって若干変える必要はあります。
このスピード感とシンプルな内容を守って送ることができれば、十分に好印象を与えることができます。
お礼メールの効果を高める具体例
ここからさらに、具体的にどれぐらい早く、どのような内容で送ったら良いのか、例を挙げていきます。
『効果を最大限に高める方法』であるちょっとした気遣いも合わせて書いています。
スピードに下記のようなちょっとした気遣いを加えると、気持ちが乗ります。
内容に下記のようなちょっとした気遣いを加えると、真実味が増します。
◆インターンの場合
- スピード：参加した日の当日中
- 内容：名前と感謝
- ちょっとした気遣い(スピード)：インターン終了1時間後など、担当者の方がメールを見るであろう時間帯に送る
- ちょっとした気遣い(内容)：参加した会社やイベントの、自分の感想を入れる
- やらない方が良いこと：ダメ出し、改善案を出す。どうしても送りたい場合は、お礼メールとは別で送りましょう。
◆デートや飲み会の場合
- スピード：分かれてすぐ
- 内容：感謝
- ちょっとした気遣い(スピード)：家に着いた後、もしくは送る相手が家に着いたであろう時間にもう一度送る。
- ちょっとした気遣い(内容)：特に記憶に残ったエピソードを入れる。次も楽しみにしてることを伝える。
- やってはいけないこと：何も送らない、ダメ出し。
◆プレゼントなどの贈り物を受け取った場合
- スピード：受け取った日
- 内容：感謝
- ちょっとした気遣い(スピード)：食べた日や、開けた時にも送る。
- ちょっとした気遣い(内容)：食べた感想や、開けた時の気持ちなどを伝える
- やらない方が良いこと：何も送らない、違うものが欲しかったなどの文句。
◆目上の方と飲みや食事をした場合
- スピード：分かれてすぐ
- 内容：感謝
- ちょっとした気遣い(スピード)：次の日の朝に改めて送る。次会えるなら直接も伝える。周りに人がいるときに伝える。
- ちょっとした気遣い(内容)：貴重な時間をいただいたことと、話した内容からやることを伝える
- やらない方が良いこと：何も送らない、ダメ出し、態度を変える
◆まとめ
スピードに対する気遣いをまとめると、すぐ送ること以外に、相手のスケジュールを考えて、そこに合わせてもう一度送ることで、その時の気分で送ったのではないという思いやりの気持ちが伝わります。
内容に対する気遣いをまとめると、感謝を伝えること以外に、その日アナタ自身が思ったことや感じたことを言葉にすることで、言葉だけではないという真実味が伝わります。
ほんの少しで良いので、この気遣いをプラスしてみてください。
後述しますが、同じようなメール文章でも、受ける印象が全然違いますから。
ちなみに、やらない方が良いことに書いてあるように、送らない選択はしない方が良いです。
感謝ができない方には、人も仕事もご縁も何もかも集まってくることはないからです。
そのため、お礼メールは遅くなっても送った方が良いです。
その際、下記のように遅くなったことに対する謝罪はせずに、お礼に重きを置いて送りましょう。
続く内容は前述した通りで大丈夫です。
「遅くなってしまいましたが、先日はありがとうございました。」
こんなに違う！ただ送ったお礼メールと気遣ったお礼メール
最後に、ただ送ったお礼メールと、気遣ったお礼メールの違いを見ていただきましょう。
飲み会に参加して、終わってすぐに幹事にお礼を送る場合の例になります。
実際は絵文字や顔文字を入れますが、違いが分かりやすいように句読点のみにしています。
・通常のお礼メール
「幹事さん、本日はありがとうございました。とても楽しい時間を過ごせました。」
通常は、これだけ送るのが一般的でしょう。
では、次にちょっとした気遣いを入れた場合です。
・ちょっとした気遣いを入れたお礼メール
「幹事さん、本日はありがとうございました。
幹事さんが飲み物をこまめに聞いてくれたり、向かいの女性が毎回食べ物を取り分けてくださったり、
とても気持ちよく、楽しい時間を過ごせました。
次もぜひ誘っていただきたいです。」
同じ「楽しい時間を過ごせました。」ですが、また誘いたい、また会いたいと思われるのはどちらでしょうか？
お礼メールは、回りまわって自分のためになることです。
自分の印象を良くするために送るものですから。
だからこそ、相手の立場に立って送ることが大事です。
何が良かったのか、嬉しかったのか、有難かったのか、言葉にするからこそ伝わります。
どういう内容でお礼メールを送ったら良いか迷った時は、ぜひこの記事を参考に、自分の気持ちを送ってみてください。
相手の反応が変わるかもしれませんよ。
おわりに
いかがでしたか？
お礼メールはいつでも、誰でも今すぐできることです。
まだ送ったことがない方は、ぜひ送ってみてください。
普段から送っている方は、ぜひちょっとした気遣いを入れて送ってみてください！
お礼メールを使いこなすことができれば、信頼を得ること、ご縁を紡ぐことができるようになっていきます。
次回もお楽しみに♪
「ユカリスタ」初めての方にも役立つ、幹事の可能性を拡げる情報をお届けします。
2021年6月2日更新
