初めての幹事!やってしまいがちな『あるある』への対策方法5選

どうしよう…幹事を頼まれてしまった!
何を、どうしたらいいのかもわからないし、何より幹事なんて初めてやる。

上司からは「全部任せた。」なんて聞きたくない言葉が飛んできた。
でもまぁとりあえずやってみよう。

そんなあなたに送ります。


まずは予約?その前に


初めて幹事を任されて、最初に思いつくことはお店の予約です。
インターネットを開き、「歓迎会 オススメ」と検索して、上から順番に電話をかけてみる。

初めて幹事をすると、思った以上にテンパります。

あるあるポイント:早々に予約をしてしまいがち!
対策方法:事前準備をしっかりやりましょう!

事前準備をするポイントは下記の通りです。
・(日程も決まってない場合)いつやるのか?
⇒金曜日?定時退社日の水曜日?はたまた土曜日?

・場所はどこにするのか?
⇒駅近?会社の近く?

・どんな料理にするのか?
⇒和食?洋食?中華?食べ放題?飲み放題?

・参加人数は?

・予算は?

ポイントを押さえて、一つ一つ決めていきましょう。

日程と場所と料理が決まったらお店を探し始めます。
このとき一つに絞らず、最低三つほど候補を挙げるといいでしょう。
候補を挙げても、お店の予約はまだしません。

参加人数や予算は、あとでお店と相談するために、必ず上司を巻き込んで決めるようにしましょう。


電話予約?下見をしてからでも遅くない
 


事前準備によって候補を絞れた!良かった、あとは予約すれば終了。
…と、早々に予約したくなる気持ちはわかります。
ですが候補を絞ったとしてもあくまでネットの情報。
直接お店に行ってみると、思わぬ発見があるものです。

あるあるポイント:ネットの情報だけで予約する!
対策方法:現地で下見をしましょう!

歓迎会だけでなく、コンパや飲み会、接待含め、「良かった!」で終わるのは、お店選びで決まると言っても過言ではありません。
そしてお店選びを成功させる最も効果的で簡単な方法が…

下見』です!

下見のポイントは下記の通りです。
・お店の雰囲気

・店員さんの人柄

・お手洗いの清潔さ

料理の味や値段は下見しなくていいのか。
はい、そこはポイントではありません。
確認しなくて良いわけではないですが、上記3つが良ければ、満足度は高くなります。

3つとも良ければそこで即確定してもいいでしょう♪


お店任せ!ラクする代償
 


下見をしてまぁまぁ良かった。ここに予約しよう。
「予算は一人5,000円なんで、食べ物はお任せします。飲み放題はつけてくださいね。」
これで予約は完了。あとは当日を楽しみにするだけ。

この場合、どんなメニューが出てきても、お店に任せた幹事の責任になります。
当日文句を言っても、追加料金を求められる!なんてこともあります。

あるあるポイント:お店に任せてラクチン!
対策方法:メニューをその場で決めて書き出してもらいましょう!

予算に見合う既存のコースがなく、どういう内容にするか決める必要が出てくると、めんどくさくなり、お店に任せたくなりがちです。
歓迎会や忘年会など、普段よりお高めのコースを予約する際にあるケースです。

初めて幹事をするので、お任せするのは良いと思いますが、必ず当日のメニューを書き出してもらいましょう。もちろん店員さんの名前付きで。

そうすることで、当日どんなメニューが出てくるか確認できますし、違うメニューが出てきた場合、文句ではなくクレームとして伝えることができます。


予約完了!迎える当日!集金は?
 


無事予約も完了して当日を迎えた。集金は歓迎会が終わってからでいいだろう。
「あれっ!?払ってない人いますよね!?」

あるあるポイント:後払いにする!
対策方法:先払いしてもらいましょう!

歓迎会ともなると、大きな金額になります。
大金を持ち歩くことになるため、意外と後払いにする幹事はいます。

ただ、楽しい会であればあるほど、みんなお金の支払いのことを忘れてしまいます。
盛り上がってる中で集金はなかなか難しいものです。

また、ドタ参の人やキャンセルの人、多めに払ってくれる上司など、当日は思っている以上にイレギュラーな対応が増えるため、お金のことは先に済ませておきましょう。

お店への支払いも事前に済ませておくことで、追加注文にも対応しやすくなります。


上司と新入社員良し!お店良し!あなたは良し?
 


上司も新入社員も楽しんでくれたみたい♪
お店の方からも感謝された♪
ただ、あなたはもう体力も精神もズタボロ。もう二度と幹事なんてやらない!

あるあるポイント:みんな良ければいいよ!
対策方法:貰えるものはキッチリいただきましょう!

ついつい自分のことは二の次で動いてしまいがちです。なぜなら幹事だから!
そう、幹事はとても大変です。でも幹事ではない人は、どれだけ大変かわかりません。

だからこそ、自分へのご褒美は自分で用意するのが一番!
例えば、お店の支払いをポイントが付くカードで払ったり、幹事無料にしてもらってその分はポケットマネーにさせてもらったりです。

もし万が一、周りに文句を言う人がいたら、笑顔で「じゃあ次はあなたが幹事で決定!」と言ってあげてください。
幹事の気持ちは幹事をしたことある人だけが分かります。


最後に
 


押さえるポイントさえしっかり把握しておけば、幹事は決して難しいものではなく、得られるものが沢山あります!

今回は初めて幹事をやる方に、ポイントだけ簡単にまとめたものです。
それぞれのポイントの中にもいろんな理由があるので、今後詳しく書いていこうと思いますので、ぜひお楽しみ!

 

「ユカリスタ」初めての方にも役立つ、幹事の可能性を拡げる情報をお届けします。

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