続・初めての幹事!事前準備『あるある』への対策方法 集金編

初めての幹事『あるある』も、今回の記事を含めてあと2記事です!
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今回は、大人数であればあるほど手間がかかり、気を遣う、集金について書いていきます。


最初は復習です!


新入社員の歓迎会のお店を予約をした後、次にやることが集金です。

直接集めることになるので、初めて集金をする際は、とてもドキドキすることでしょう!
なぜなら、歓迎会であれば、人数によっては10万20万ぐらいは軽く超え、当日お店に支払うまでにかなりの大金を持ち歩くことになるからです。

そのため、後払いにしてしまおう!と考える幹事の方もいます。
ただ、当日は集金以外にもやることがあり、誰が支払ったのか、「漏れ」が発生する可能性があるので、事前に集金を終わらせておくことをオススメします。


集金は先払いにしよう!


集金を事前に終わらせるには、意識するポイントが3つあります。

金額と併せてメールなどで全員に周知すると良いでしょう。
それぞれ詳しく書いていきます。

・いつ

日付と時間を指定します。
周知することで、参加する方が事前にお金を用意できるため、手持ちがなくて払えない、取りに行ったら退社している、などを回避することができます。

・どこで

会社で集金するのか、お店前で集金するのか等、明記しましょう。
もし、会社で昼休みや定時後などの指定をしている場合は、昼休みにどこでするのかも指定しておくと良いでしょう。

全員の認識を合わせておくことで、混乱を回避することができます。

・どうやって

会社なら、持ってきてもらうのか、取りに行くのか。集金日にいない場合の対応なども伝えておきます。
お店前なら、遅れて行く場合の対応なども伝えておくと良いでしょう。

できるだけ詳しく伝えておくことで、集金漏れを防ぐことができます。

上に書いた通り、当日にお店前でも良いですが、できるだけ前日までに集金を終えるようにしておくと、当日のドタバタに集中できるため、ミスが少なくなります。
また、集金時には必ず、『いつ、誰から、いくらもらったのか』をメモしておきます。

集金が終わったら、メモした内容と集金額が合っているか、計算をします。
この時、お店に当日の人数を電話することも忘れずにしておきましょう。


当日のお金の扱いは特に厳密に!


歓迎会ならば催し物等あるかもしれませんが、幹事が一番優先すべきはお金の計算と受け渡しです。

最初に書いていた通り、当日は大金を持ち歩くことになります。
お店に移動する前に、再度メモした内容と集金額が一致してるか確認した上で、誰かと一緒にお店に向かうなど、万が一のことを考えて行動しましょう。

お店に着いたら、先に支払いを済ませておきましょう。
団体の場合、ドタキャンが出ても基本的に当日に支払う金額は変わらないからです。

ドタ参がある場合は、その分追加になりますが、ドタ参した方がお店に着き次第お金を受け取り、漏れがないようにしましょう。この時も、必ずメモしておきます。

追加注文等する場合は、いくらかかったのか、そして注文したものは時間内に提供されるかどうか、お店と確認しながら進めましょう。
追加注文したのに届いていなかったり、届く前に終了時間になってしまった。なんてことがないようにするためです。

お金が絡んでくるので、メモを忘れずにしましょう。


まとめ


集金はお金の話なので、しっかりと考えて、優先順位を上げて動きましょう。

大事なことは、メモを忘れずにすることです。

メモしておくと、万が一忘れてしまったり漏れがあっても、メモを見返して思い出したり、誤解を解いたりと、問題解決の糸口にもなります。
最初だけでなく、慣れてきた時こそメモが活きてきたりするので、ぜひ集金する際はメモをするようにしてみてください。

そして!
初めての幹事『あるある』は次回が最終回です!

ぜひ最終回もお楽しみに!!

 

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